La fonctionnalité Gestion des exemplaires dans portier Vision permet de gérer les exemplaires de clés individuels. Vous pouvez supprimer des exemplaires ou modifier leur statut (par ex. de « perdu » à « en stock »).
Ouvrez le masque de clé dans portier Vision.
Cliquez sur Gestion des exemplaires dans la barre d'outils ou appuyez sur F12.
Dans la fenêtre des exemplaires, sélectionnez l'exemplaire à supprimer.
Cliquez sur l'icône corbeille.
Confirmez avec Oui pour supprimer définitivement l'exemplaire.
Vous pouvez également modifier le statut d'un exemplaire dans cette fenêtre.
Cliquez sur l'icône crayon (Modifier).
Sélectionnez l'exemplaire à modifier.
Modifiez le statut, par exemple de perdu à en stock, puis enregistrez.
Un exemplaire peut avoir les statuts suivants dans portier Vision :
Disponible : au dépôt, prêt à être délivré.
Délivré : actuellement chez le titulaire, affiché dans sa liste de clés.
Perdu : signalé comme perdu, reste dans le système mais ne peut pas être délivré.
Défectueux : signalé comme défectueux, reste dans le système ; réparation ou mise au rebut en externe.
Détruit : retiré de la circulation, reste dans le journal, non réactivable.
Archivé : retiré du stock actif, visible uniquement dans les vues d’archives.
Le passage de „ perdu “ ou „ défectueux “ à „ disponible “ est possible si la clé réapparaît. Le passage à „ détruit “ est définitif.
Si vous devez créer de nombreux exemplaires à la fois, par exemple après une livraison, utilisez le mode en masse de la gestion des exemplaires. Vous choisissez :
le modèle de clé auquel appartiennent les nouveaux exemplaires,
le numéro de départ, en général le prochain numéro d’exemplaire libre,
la quantité,
le statut, généralement „ disponible “, et le dépôt.
portier Vision crée les exemplaires avec une numérotation continue en une seule opération. Chacun reçoit sa propre fiche avec son propre historique.
Si un exemplaire doit changer de dépôt, par exemple du dépôt principal vers un dépôt secondaire, ne le supprimez pas pour le recréer. Affectez-le plutôt au nouveau dépôt via l’affectation de dépôt. Ainsi, le numéro d’exemplaire et l’historique sont conservés, et le journal consigne le changement de dépôt.
La suppression d’un exemplaire ne retire pas la fiche de la base de données. Elle place le statut sur „ détruit “ ou „ archivé “, selon le cas. La fiche est conservée pour l’historique d’audit ; une suppression complète n’est pas prévue, pour des raisons de traçabilité.
Ne supprimez ou ne modifiez les exemplaires que si cela est prévu dans votre organisation, car les modifications peuvent affecter la traçabilité et l'audit.
