Mit der Exemplarverwaltung in portier Vision können Sie einzelne Schlüsselexemplare verwalten. Dazu gehört das Löschen von Exemplaren oder das Anpassen des Status (z. B. von „verloren“ zurück zu „im Lager“).
Öffnen Sie die Schlüsselmaske in portier Vision.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Exemplarverwaltung oder drücken Sie F12.
Im Exemplar-Fenster wählen Sie das Exemplar aus, das gelöscht werden soll.
Klicken Sie anschließend auf das Mülleimer-Symbol.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Yes, um das Exemplar endgültig zu löschen.
Sie können in dieser Maske auch den Status eines Exemplars anpassen.
Klicken Sie auf das Stift-Symbol (Bearbeiten).
Wählen Sie das gewünschte Exemplar aus.
Ändern Sie den Status, z. B. von verloren zurück auf im Lager, und speichern Sie die Änderung.
Ein Exemplar kann in portier Vision die folgenden Status annehmen:
Verfügbar: im Depot, bereit zur Ausgabe.
Ausgegeben: aktuell beim Schlüsselträger, erscheint in dessen Schlüssel-Liste.
Verloren: als verloren gemeldet, bleibt im System, aber nicht ausgebbar.
Defekt: als defekt gemeldet, bleibt im System; Reparatur oder Entsorgung erfolgt außerhalb.
Vernichtet: aus dem Verkehr gezogen, bleibt im Journal, nicht wieder aktivierbar.
Archiviert: aus dem aktiven Bestand, nur in Archivansichten sichtbar.
Der Wechsel von „verloren“ oder „defekt“ zurück auf „verfügbar“ ist möglich, wenn der Schlüssel wieder auftaucht. Der Wechsel auf „vernichtet“ ist endgültig.
Wenn Sie viele Exemplare auf einmal anlegen müssen, etwa nach einer Lieferung, nutzen Sie den Massen-Modus der Exemplarverwaltung. Sie wählen:
die Schlüssel-Vorlage, zu der die neuen Exemplare gehören,
die Start-Nummer, in der Regel die nächste freie Exemplar-Nummer,
die Anzahl,
den Status, üblicherweise „verfügbar“, und das Depot.
portier Vision erzeugt die Exemplare mit fortlaufender Nummerierung in einem Vorgang. Jedes erhält einen eigenen Datensatz mit eigener Historie.
Soll ein Exemplar das Depot wechseln, etwa vom Hauptdepot in ein Filialdepot, löschen Sie es nicht und legen es neu an. Weisen Sie es stattdessen über die Depot-Zuordnung dem neuen Depot zu. So bleiben Exemplar-Nummer und Historie erhalten, und das Journal protokolliert den Depot-Wechsel.
Das Löschen eines Exemplars entfernt den Datensatz nicht aus der Datenbank. Es setzt den Status auf „vernichtet“ oder „archiviert“, je nach Anwendungsfall. Der Datensatz bleibt für den Audit-Verlauf erhalten; eine vollständige Entfernung ist aus Nachvollziehbarkeitsgründen nicht vorgesehen.
Bitte löschen oder ändern Sie Exemplare nur, wenn dies organisatorisch vorgesehen ist, da Änderungen Auswirkungen auf die Nachvollziehbarkeit und Revision haben können.
