Einleitung
Der Schutz Ihrer Daten hat bei portier hohe Priorität. Wir erhalten regelmäßig Fragen dazu, wo Ihre Daten liegen und welche Verbindungen portier Vision nach außen aufbauen kann. Dieser Artikel beantwortet sie und ist zur Weitergabe an Ihren Datenschutzbeauftragten gedacht.
Wo werden die Daten gespeichert?
portier Vision ist eine on-premise Softwarelösung. Das bedeutet, dass alle Daten direkt beim Kunden gespeichert und verwaltet werden. Weder portier noch Dritte haben Zugriff auf diese Daten, es sei denn, dies wird ausdrücklich durch den Kunden gestattet. Diese Architektur stellt sicher, dass Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten behalten. Die Datenbank läuft auf Ihrer eigenen Infrastruktur, als Firebird oder als Microsoft SQL Server.
Welche Verbindungen bestehen nach außen?
Zwei Dienste betreibt portier selbst. Alle weiteren Verbindungen richten Sie im portier Vision Companion selbst ein. Ohne Ihre Konfiguration besteht keine davon.
Von portier betrieben:
Lizenzserver (Chargebee): Lizenzverwaltung und Abrechnung. In der EU gehostet und DSGVO-konform. Weitere Informationen finden Sie hier.
CRM (HubSpot): unser internes CRM, dessen Daten ebenfalls in der EU gehostet werden. Dort liegen Kontakt- und Vertragsdaten, nicht die Daten aus Ihrer Vision-Datenbank. Details zur Dateninfrastruktur von HubSpot finden Sie hier.
Von Ihnen eingerichtet:
Entra ID Sync: gleicht Personaldaten mit Ihrem eigenen Microsoft-Tenant ab. Die Verbindung geht von Ihrem Rechner zu Microsoft, nicht zu portier. Sie richten sie über einen Assistenten ein und melden sich per Zertifikat an. Vor dem Abgleich sehen Sie eine Vorschau der Änderungen.
Erinnerungs-E-Mails: für den Versand stehen drei Wege zur Wahl. Ihr eigener SMTP-Server, der portier Mail Service als Relay, oder ein lokaler Log-Treiber, der nichts versendet. Beim portier Mail Service laufen die Erinnerungen über portier-Infrastruktur. Welchen Weg eine Installation nutzt, legen Sie in der Konfiguration fest.
Geplanter Personalimport: liest Dateien aus einer Datei oder einem Ordner in Ihrem eigenen Netz. Keine Verbindung nach außen.
Export- und Bereitstellungsaufgaben: schreiben in das Ziel, das Sie angeben.
Datenlöschung nach Aufbewahrungsfrist: löscht ausschließlich in Ihrer eigenen Datenbank. Keine Verbindung nach außen.
Der Hintergrunddienst auf Ihrem Rechner
Geplante Aufgaben laufen nicht im Programmfenster. Das Installationspaket registriert dafür einen Hintergrunddienst (companion_services.exe) auf Ihrem eigenen Rechner. Er prüft in festen Abständen, ob eine Aufgabe fällig ist, führt sie aus und schreibt das Ergebnis in die Vision-Datenbank und in das Windows-Ereignisprotokoll. Beim Start durchläuft er sechs Selbsttests. Solange keine Aufgabe eingerichtet ist, hat er nichts zu tun.
Löschung nach Art. 17 DSGVO
Für Aufbewahrungsfristen gibt es eine eigene geplante Aufgabe. Sie löscht nach den Regeln, die Sie setzen, und sie arbeitet nur in Ihrer eigenen Datenbank. Eine Kopie bei portier gibt es nicht, weil die Daten portier nie erreichen.
Sicherheitsmaßnahmen
Datenspeicherung beim Kunden: Da portier Vision on-premise betrieben wird, sind Ihre Daten lokal auf Ihrer eigenen Infrastruktur gespeichert.
Externe Dienste: Lizenzserver und CRM werden in der EU gehostet und erfüllen die Anforderungen der DSGVO. Alle übrigen ausgehenden Verbindungen richten Sie selbst ein und schalten sie selbst wieder ab.
Zugriffskontrolle: Der Zugriff auf Ihre Daten erfolgt ausschließlich durch von Ihnen autorisierte Personen. Wir haben keine Einsicht oder Kontrolle über Ihre lokal gespeicherten Daten.
Zertifizierung: portier ist nach ISO 27001 zertifiziert. Das Zertifikat stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.
Fazit
portier bietet Ihnen mit der on-premise Lösung von portier Vision die Möglichkeit, Ihre Daten vollständig unter Ihrer Kontrolle zu behalten. Unterstützt wird dies durch den Einsatz DSGVO-konformer externer Dienste, die in der EU gehostet werden. Jede weitere Verbindung nach außen ist Ihre Entscheidung und in der Liste oben vollständig aufgeführt. Sollten Sie weitere Fragen haben, steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung.